সভাপতিঃ মোঃ মাহমুদুল হোসাইন খান (হেলাল)

(৮২ব্যাচ)

সভার স্থানঃ IER ক্যান্টিন, ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়, ঢাকা।

তারিখঃ ২১/০৬/২০১৯, রোজ শুক্রবার।

সভার শুরুতে সভাপতি ATEXSA’র সকল সদস্যকে শুভেচ্ছা জ্ঞাপন করেন। তিনি বলেন যে ATEXSA’র পক্ষ থেকে আগামী ২৭.১২.২০১৯ তারিখে অনুষ্ঠিতব্য গ্রান্ড রিইউনিয়ন এর জন্য কাজে আরো গতিশীলতা আনা প্রয়োজন। এ জন্য অতি দ্রুত রেজিষ্ট্রেশন পদ্ধতিতে যেতে হবে বলে উনি প্রয়োজন মনে করেন। সভায় নিজেদের মধ্যে সংহতি আরো জোরদার করার লক্ষ্যে কমিটির সকল সদস্যকে নিজ নিজ দায়িত্ব সঠিক ভাবে পালন করার অনুরোধ করেন। সভায় আলোচনান্তে নিম্নরুপ সিদ্ধান্ত গৃহীত হয়:

১। আগামী ২৮/০৬/২০১৯ হতে ৩১/০৭/২০১৯ পর্যন্ত ATEXSA’র মূল ওয়েবে প্রাথমিক সদস্যপদ রেজিষ্ট্রেশন ও গ্রান্ড রিইউনিয়ন রেজিষ্ট্রেশন এর জন্য খোলা থাকবে। এটির জন্য একটি প্যাকেজ ঘোষণা করা হয়েছে, যা নিম্নরূপ –

• আশুগঞ্জ তাপ বিদ্যুৎ কেন্দ্র উচ্চ বিদ্যালয় এর সাবেক ছাত্র-ছাত্রীদের জন্য — (সদস্য রেজিঃ ৫০০/- + রিইউনিয়ন রেজিঃ ১৫০০/-)= মোট – ২০০০/-
• মেম্বারদের স্পাউসদের (জীবনসঙ্গীদের) এবং এসএসসি উর্দ্ধ সন্তানদের জন্য— মোট- ১০০০/-
• মেম্বারদের সন্তান যারা প্রথম শ্রেনী থেকে এসএসসি পর্যন্ত তাদের জন্য — মোট – ৫০০/-

ATEXSA’র মূল ওয়েবে প্রবেশ করে এই রেজিঃ করা যাবে। এর জন্য আমাদের আইটি টিম জনার রুবেল পাশার সাথে যোগাযোগ করে পিডিবি মার্কেটে একটি বুথ করে দেবেন (ওয়েব সাইটের মাধ্যমে খুব সহজেই রেজিঃ করা যাবে) । বাকিরা দেশের যেকোন জায়গা হতেই রেজিঃ সম্পন্ন করতে পারবেন।

২। সিনিয়র সহ-সভাপতি এবং সাধারন সম্পাদকের অনুরোধ ক্রমে সভাপতি মহোদয় ATEXSA’র মূল কমিটি বিশেষ বিবেচনায় আরো চার জনকে নির্বাহী সংসদের সদস্য এবং রিইউনিয়নের জন্য গঠিত স্টিয়ারিং কমিটি-

ATEXSA’র মূল কমিটি বিশেষ বিবেচনায় ৫ (পাঁচ) জন নির্বাহী সংসদের সদস্য –

রিইউনিয়নের জন্য গঠিত স্টিয়ারিং কমিটিতে অন্ত্ররভুক্ত ০৪ জনের নাম –

৩। গ্রান্ড রিইউনিয়ন সুচারুরুপে আয়োজন করা স্বার্থে নিমোক্ত উপ-কমিটি গঠন করা হলো, যারা আগামী ০২ মাসের মধ্যে যার যার কমিটির কাজের রুপরেখা চুড়ান্ত করতঃ স্টিয়ারিং কমিটির অনুমোদন নিয়ে মূল কাজ শুরু করবে।

১. বাজেট ও অর্থ উপ-কমিটিঃ

কমিটি প্রয়োজন মত ATEXSA’র যে কোন সদস্য কে উপ কমিটিতে কো-অপ্ট করতে পারবে।

কার্যাবলী –

• সমগ্র অনুষ্ঠানের প্রাক খরচ তৈরি করা।
• প্রাক খরচ অনুযায়ী ফান্ড ক্রিয়েট করা।
• খাত অনুযায়ী ক্রয় উপ-কমিটির নিকট অর্থ প্রেরণ করা।
• প্রতিটি খরচের ভাউচার সংগ্রহ ও হিসাব রাখা।
• অনুষ্ঠানের সকল খরচ সঠিক ভাবে প্রস্তুত করতঃ ওয়েবে প্রকাশ করা।

২. ক্রয় উপ-কমিটিঃ

কমিটি প্রয়োজন মত ATEXSA’র যে কোন সদস্য কে উপ কমিটিতে কো-অপ্ট করতে পারবে।

কার্যাবলী –

• সমগ্র অনুষ্ঠানের ক্রয় সংক্রান্ত কাজ সময় অনুযায়ী করা।
• প্রতিটি খরচের ভাউচার সংগ্রহ করা ও হিসাব জমা দেয়া।
• যে গুলো খরচের ভাউচার নাই তা সদস্য সচিবের অনুমতি সাপেক্ষে কাগজ তৈরি করা।
• অবশ্যই ক্রয়কৃত পণ্যের ব্যাপারে মার্কেট যাচাই করে ও গুণগত মান নিশ্চিত করা।

৩. রেজিষ্ট্রশন উপ-কমিটিঃ

কমিটি প্রয়োজন মত ATEXSA’র যে কোন সদস্য কে উপ কমিটিতে কো-অপ্ট করতে পারবে।

কার্যাবলী –

• রেজিষ্ট্রেশন এর সবকিছু ফলোয়াপ করা।
• রেজিষ্ট্রেশন এর প্রাপ্ত অর্থের হিসাব ভেরিফিকেশন করা।
• রেজিষ্ট্রেশন এর ভুল ত্রুটি বিষয়ক সিদ্ধান্ত দেয়া ও সমাধান করা।
• রেজিষ্ট্রেশন এ সকল সদস্যদের উদ্ভুদ্ধ করা।

৪. আপ্যায়ন উপ-কমিটিঃ

কমিটি প্রয়োজন মত ATEXSA’র যে কোন সদস্য কে উপ কমিটিতে কো-অপ্ট করতে পারবে।

কার্যাবলী –

• অনুষ্ঠানের খাবার-দাবার, স্ন্যাক্স ও অন্যান্য আপ্যায়নের রুপরেখা প্রণয়ন।
• প্রণীত রুপরেখা অনুযায়ী আপ্যায়নে সদা দায়িত্ব পালন ।
• মেম্বার, গেষ্ট ও বাচ্চাদের সকল গিফট দেয়ার ব্যবস্থা করা।
• অতিথিদের আপ্যায়নে খেয়াল রাখা।

৫. নিরাপত্তা ও ম্যানেজমেন্ট উপ-কমিটিঃ

কমিটি প্রয়োজন মত ATEXSA’র যে কোন সদস্য কে উপ কমিটিতে কো-অপ্ট করতে পারবে।

কার্যাবলী –

• অনুষ্ঠানের স্বেচ্ছা সেবক নিয়োগ দেয়।
• এপিএসসিএল, পুলিশ, র‍্যাবসহ আইন শৃঙ্খলা বাহিনীকে যে কোন পত্র প্রেরণ করা।
• অনুষ্ঠানের সকল নিরাপত্তা নিশ্চিত করা।
• অনুষ্ঠানের সকল অফিশিয়াল অনুমতি নিয়ে রাখা।

৬. প্রকাশনা বিষয়ক উপ-কমিটিঃ

কমিটি প্রয়োজন মত ATEXSA’র যে কোন সদস্য কে উপ কমিটিতে কো-অপ্ট করতে পারবে।

কার্যাবলী –

• সুভেনির প্রকাশ এর সকল দায়িত্ব এই উপ-কমিটির।
• সুভেনির এর ভুল-ভ্রান্তি সংশোধন ও স্টিয়ারিং কমিটির অনুমোদন নেয়া।
• প্রকাশিত লিখা সংগ্রহ করা।
• ক্রয় কমিটি হতে আর্থিক সাপোর্ট নেয়া।

৭. ইভেন্ট ও সাংস্কৃতিক বিষয়ক উপ-কমিটিঃ

কমিটি প্রয়োজন মত ATEXSA’র যে কোন সদস্য কে উপ কমিটিতে কো-অপ্ট করতে পারবে।

কার্যাবলী –

• বাচ্চাদের ইভেন্ট, কোন ইনোভেটিভ গেম, লটারি এবং সাস্কৃতিক অনুষ্ঠানের দায়িত্ব এই উপ-কমিটির।
• সকল ইভেন্টের রুপরেখা প্রস্তুত করে স্টিয়ারিং কমিটির অনুমোদন নেয়া।
• ইভেন্টের সকল প্রাইজ ক্রয়ের জন্য ক্রয় কমিটিকে আদেশ নামা ইস্যু করা।

৭. ডকুমেন্টারি বিষয়ক উপ-কমিটিঃ

কমিটি প্রয়োজন মত ATEXSA’র যে কোন সদস্য কে উপ কমিটিতে কো-অপ্ট করতে পারবে।

কার্যাবলী –

• স্কুলের উপর একটা সুন্দর-সাবলীল ডকুমেন্টারি তৈরি করা।
• ডকুমেন্টারি প্রস্তুত করে স্টিয়ারিং কমিটির অনুমোদন নেয়া।
• প্রাক্তন ছাত্র-ছাত্রী যারা মারা গেছেন তাদের তথ্য ও ছবি সংগ্রহ করা।